Stellar POS på djupet

Ett kassasystem för restauranger bedöms på tre saker: om kassören kan ta betalt snabbt när det är som mest tryck, om det som beställs kommer fram rätt till köket, och om pengarna stämmer när du stänger kassan. Det är det den här manualen handlar om.

1. Terminalen: ta betalt med tre tryck

Skärmen är byggd för en surfplatta och för fingrar med bråttom: kategorierna överst, produkterna i mitten och till höger ordern som växer fram.

Det första den frågar efter när du startar en order är kanalen: på plats, leverans eller avhämtning. Det är ingen designnyck: utan kanal går det inte att veta efteråt om en försäljning gjordes över disk eller kom från en plattform, och kassaavstämningen slutar stämma. Därför är den obligatorisk före första raden.

Därifrån kan du parkera en order för att ta hand om en annan kund och plocka upp den igen senare, lägga en rabatt per rad eller på totalen (med ett maxtak som du själv bestämmer), och ta betalt.

2. Kontant, kort och delad betalning

Vid kontant knappar du in vad kunden lämnar och kassasystemet räknar ut växeln. Vid kort går beloppet till kortterminalen. Och delad betalning är löst på ett särskilt sätt som är värt att förstå: kassören knappar bara in kontantdelen, och resten räknas ut av servern. På så sätt kan ingen redovisa mer kontanter än vad som faktiskt finns i kassalådan.

Fakturan kan ställas ut direkt — via e-post eller utskriven — eller senare, från dagens försäljning, om kunden ber om den i efterhand. Numreringen är löpande per plats och per år, och systemet vägrar fakturera om platsen inte har något organisationsnummer inlagt, för att aldrig ställa ut en ogiltig faktura.

3. Köksskärmen

Ordrarna dyker upp som kort och rör sig genom statusar: förbered → klar → på väg eller levererad. Det finns statusfilter med räknare, ett ljudlarm som går att ställa in, och du kan tilldela vem som tar hand om varje order.

4. Kassan och Z-rapporten

Dagen öppnas genom att du anger den ingående växelkassan, tillåter kassaavstämningar under dagen och manuella rörelser (pengar in och ut, med angiven orsak), och stängs med Z-rapporten.

Den rapporten är inte bara en klumpsumma: den delar upp

• per betalningsmetod — kontant, kort, delad och plattform;
• per faktisk momssats för varje rad (21, 10, 4 eller 0 %), inte en genomsnittlig sats;
• per kanal och plattform, så att du vet vad som kom in via Glovo och vad över disk;
• kassaavstämningen: vad som borde ligga i kassalådan mot vad som faktiskt gör det;
• och makuleringar och återbetalningar, separerade från försäljningen.

Det finns en regel som förhindrar branschens vanligaste misstag: en försäljning markerad som kort som kommer från en plattform är ingen kortterminalsbetalning — det är en förskottsbetalning från plattformen. Räknar du ihop dem stämmer avstämningen mot banken aldrig.

5. Kontroll: var pengarna försvinner

Det finns en skärm helt tillägnad att bevaka hålen där kontanterna försvinner: obetalda ordrar, makuleringar och på vilken plats och vilken dag pengar saknas. Den går att se per dag eller per månad, och alla ansvariga med åtkomst till sin plats kan se den.

Det är ingen kosmetisk funktion: den föddes ur att vi granskade våra egna platser och hittade mönster som inte syns med blotta ögat.

6. Menyn: kategorier, tillval och meny-erbjudanden

Allt byggs från panelen: kategorier, produkter med foto, moms per produkt, priser per prislista (så att samma produkt kan kosta olika på plats och vid leverans), markera som slut eller rekommenderad, grupper av tillval (med gratisalternativ eller med pristillägg) och meny-erbjudanden i steg.

Du kan dessutom ha olika kataloger per plats, något som behövs så fort en plats har en egen meny eller andra priser.

7. Flera platser och franchisetagare

Strukturen är företag → platser → franchisetagare. Varje plats har sina egna skrivare, sina kanaler, sina betalningsmetoder och en egen prenumeration.

Franchisetagarna har sin egen portal: de ser sin fakturering, sina kassaavslut med PDF, sina rapporter och hanterar sin prenumeration — utan att se något från resten av kedjan. I den centrala panelen finns sex olika roller, från administratör till enbart läsbehörighet, avgränsade per plats.

8. Leverans: Glovo, Uber Eats och dina egna

Ordrar från Glovo, Uber Eats och Just Eat går rakt in i köket via integrationen med Sinqro, utan att någon behöver knappa in dem, och menyn skickas till dem direkt från panelen med den prislista som gäller för varje kanal.

Ordrarna från din egen onlinebutik (Stellar Store) kommer in samma väg, och när du markerar ordern som levererad i kassasystemet ser kunden uppdateringen i sin orderspårning. Är ordern en leverans skickar kassasystemet den vidare till Stellar Riders.

9. Vad händer om internet går ner

Du fortsätter ta betalt. Försäljningarna sparas på själva surfplattan och skickas om av sig själva när uppkopplingen är tillbaka, med automatiska omförsök. Och om servern skulle avvisa någon när den är igång igen kastas den inte i tysthet: den markeras så att en människa kan granska den.

10. Pris

64 €/månad + moms per plats, eller 640 € per år (priset för tio månader). Ingen kostnad per användare eller per terminal: du kan ha så många surfplattor du behöver på den platsen. Ingen bindningstid.