Övertid i restaurangbranschen: vad den spanska lagen säger och hur du håller koll

Övertid i restaurangbranschen är ett känsligt ämne. Alla vet att den förekommer, men få restauranger håller ordentlig koll på den. Resultatet: anställda som samlar på sig fler timmar än de borde, ägare som inte vet hur mycket övertid som byggs upp och en juridisk risk som växer varje månad utan att någon bryr sig.

I den här artikeln förklarar jag de lagliga gränserna enligt spansk lag, skillnaden mellan övertid och tilläggstimmar (som många blandar ihop) och hur du håller koll på allt automatiskt.

Den lagliga gränsen i Spanien: 80 övertidstimmar per år

Den spanska arbetstagarstadgan (Estatuto de los Trabajadores, artikel 35) sätter ett tak på 80 övertidstimmar per år per arbetstagare. Det gäller alla heltidskontrakt. Övertid är frivillig (om inget annat avtalats i kollektivavtal eller anställningsavtal) och måste kompenseras: antingen betalas den med ett påslag på minst 75 % på den ordinarie timlönen, eller så kompenseras den med ledighet inom de följande 4 månaderna.

Viktigt: övertid som arbetas för att förebygga eller åtgärda olyckor (force majeure) räknas inte in i gränsen på 80 timmar, men den måste ändå registreras och kompenseras.

Övertid vs. tilläggstimmar: inte samma sak

Det här är en mycket vanlig förväxling i restaurangbranschen, särskilt med deltidskontrakt:

• Övertid: gäller bara heltidskontrakt. Det är de timmar som överskrider den lagliga maximala arbetstiden eller den som avtalats i kollektivavtalet. Gräns: 80 per år.
• Tilläggstimmar: gäller bara deltidskontrakt. Det är extra timmar utöver kontraktets ordinarie timmar, men under heltid. De omfattas inte av gränsen på 80 timmar, men har sina egna begränsningar.

Begränsningar för tilläggstimmar

• De måste avtalas skriftligt (ett avtal om tilläggstimmar).
• De får inte överstiga 30 % av kontraktets ordinarie timmar (kan utökas till 60 % genom kollektivavtal).
• Summan av ordinarie timmar och tilläggstimmar får inte överstiga heltid.
• De måste respektera dygnsvilan mellan arbetsdagar (12 timmar) och veckovilan.

I praktiken: om du har en anställd med ett kontrakt på 20 timmar i veckan som jobbar 28 timmar, är de 8 extra timmarna tilläggstimmar. Jobbar hen 42 timmar har du överskridit heltid och är redan inne på överträdelsens mark.

Och vad är ett timunderskott?

Mindre omtalat men lika viktigt: underskottet. Om en anställd har ett kontrakt på 40 timmar i veckan men bara jobbar 36, har hen ett underskott på 4 timmar. Juridiskt är det ingen överträdelse, men det är ett ledningsproblem: du betalar för timmar som inte arbetas.

Ett bra tidsregistreringssystem visar dig alla tre: övertid, tilläggstimmar och underskott. Då kan du fatta beslut utifrån data, inte magkänsla.

Sanktioner för bristande kontroll av övertid

Bristande efterlevnad kring övertid kan enligt spansk lag utlösa flera överlappande sanktioner:

• För att inte registrera arbetstiden (RDL 8/2019): allvarlig överträdelse, böter från 751 € till 7 500 € per överträdelse.
• För att överskrida gränsen på 80 övertidstimmar: en allvarlig överträdelse, samma bötesintervall.
• För att inte kompensera övertiden: om den varken betalas eller kompenseras med ledighet är det en överträdelse i lönefrågor.
• För övertid på deltidskontrakt: deltidskontrakt FÅR INTE innehålla övertid. Förekommer den ändå kan den spanska arbetsinspektionen (Inspección de Trabajo) omklassificera kontraktet till heltid, med motsvarande retroaktiva sociala avgifter.

Dessutom: om en anställd kräver betalt för obetald övertid och du saknar tillförlitlig arbetstidsregistrering, ligger bevisbördan på dig. Med andra ord: kan du inte bevisa vilka timmar hen jobbade, antas hen ha jobbat de timmar som den anställda hävdar.

Så beräknar du övertid automatiskt

Att göra det manuellt blir ohanterligt så fort du har fler än 5 anställda. Varje vecka behöver du:

1. Summera de stämplade timmarna för varje anställd.
2. Jämföra dem med kontraktstimmarna.
3. Skilja mellan övertid och tilläggstimmar beroende på kontraktstyp.
4. Hålla en löpande årssumma för att säkerställa att du inte överskrider de 80 timmarna.
5. Ta fram en rapport till din löneadministratör.

I Stellar HR sker allt detta automatiskt. Systemet känner till varje anställds avtalade timmar, registrerar stämplingarna och räknar ut skillnaden varje vecka. Om någon närmar sig gränsen på 80 övertidstimmar per år får du en varning innan det är för sent.

Rapporten exporteras som PDF i det format din löneadministratör behöver: anställd, vecka, planerade timmar, faktiska timmar, skillnad, typ (övertid/tilläggstimmar/underskott) och ackumulerat årssaldo.

Praktiska tips för restaurangbranschen

1. Gå igenom övertiden varje vecka, inte varje månad. Väntar du till slutet av månaden är det redan för sent att rätta till.
2. Skilj på heltids- och deltidskontrakt i ditt system. Den juridiska hanteringen är olika, och det är konsekvenserna också.
3. Kompensera med ledighet när du kan. Det är billigare än att betala påslaget på 75 % och hjälper dig att hålla dig ifrån årsgränsen.
4. Se upp med delade arbetspass: ett pass 12:00-16:00 och 20:00-00:00 är 8 timmar, inte 12. Se till att ditt system räknar faktiska timmar, inte tiden mellan första instämpling och sista utstämpling.
5. Ha alltid årssumman synlig för varje anställd. 80 timmar känns som mycket i januari, men i oktober har du redan tappat kontrollen.

Övertid i restaurangbranschen är oundviklig under högsäsong, vid evenemang eller vid oväntad sjukfrånvaro. Problemet är inte att den uppstår, utan att den inte kontrolleras. Med ett automatiskt system som registrerar, beräknar och varnar dig går du från ett dolt problem till en siffra under kontroll.